Coffre-fort numérique CFN et système d’archivage électronique SAE
Un système d’archivage numérique met en œuvre des processus et des mécanismes de sécurité (horodatage, empreinte du document, signature numérique, etc.) permettant d’apporter une valeur juridique à la conservation intègre du document et à sa lisibilité dans le temps.
L’archivage électronique à valeur probatoire permet de garantir l’intégrité, la disponibilité, et la pérennité des documents numériques jusqu’à échéance de leur durée de conservation.
CFN et le SAE, un même objectif
Le CFN et le SAE sont deux services de conservation des documents à vocation probatoire différents qui répondent aux mêmes objectifs :
- la conservation sécurisée des documents électroniques
- le maintien de la valeur probante des documents numériques conservés
CFN et SAE, des usages différents
L’usage du coffre-fort numérique est le plus souvent réservé à un utilisateur unique qui peut y déposer tout type de document électronique et tout type de format.
Le coffre-fort numérique CFN
Le stockage en CFN assure :
- l’intégrité, la disponibilité et confidentialité du document
- sa traçabilité: date d’enregistrement, dates de lectures, date de son éventuelle destruction, etc.
L’utilisateur gère à 100% son espace de conservation et ses documents (organisation et durées de conservation), il est tout-à-fait libre de détruire les données s’il souhaite, à tout moment.
Le système d’archivage électronique SAE
Le système d’archivage électronique est utilisé dans le but de gérer un grand nombre d’archives différentes en établissant des profils d’archivage pour chaque type de documents (durée de conservation, droits et rôles des utilisateurs, conversion des formats, etc.), tandis que le coffre-fort numérique conserve tous les documents de manière identique en tant qu’objets numériques.
La norme qui régit le SAE (NF Z 42-013) apporte des éléments garantissant :
- le respect de l’authenticité du document original
- sa fiabilité
- son intégrité et
- son exploitabilité dans le temps
Le système d’archivage électronique permet de produire les éléments de preuve et de traçabilité des événements en cas de contrôle administratif ou de contentieux juridique. Ainsi, l’utilisateur ne peut pas détruire librement les archives, il est dans l’obligation de passer par une validation à deux niveaux.
En matière de protection des documents, le SAE constitue le plus haut niveau de sécurisation.
La solution performante que nous vous proposons (du groupe TESSI certifié NF 461) vous assure :
- Traçabilité : Archivage quotidien des journaux d’évènements qui viennent s’ajouter à l’archive en elle-même.
- Intégrité : une prise d’empreinte de l’ensemble des éléments constitutifs de l’archive est effectuée, empreinte qui est horodatée ;
- Pérennité : garantie dans le temps que l’archive pourra être relue dans son format initial ;
- Sécurité : la plateforme est répliquée et intègre une gestion de droits d’accès et une historisation de tous les logs qui tracent toute intervention – humaine ou machine – portée à l’archive.
Les documents qui sont générés par le portail TDNIM (fichiers EDI adressés à l’Administration fiscale, accusé réception de l’Administration fiscale, certificats de paiement…) sont conservés 3 ans en ligne, ils ont force probante en cas de litige. Si vous souhaitez accéder à des documents antérieurs, chaque recherche sera facturée.
Pour plus de souplesse et d’autonomie, notre offre de service de Système d’Archivage Électronique vous permet un accès sans contrainte, ni limite pendant 10 ans à tous vos documents pour 30€ HT / an.
Les usages, CFN/SAE, étant complémentaires, ces deux solutions peuvent être combinées selon les besoins. Nos offres de services en matière de CFN et SAE vous permettent d’opter pour celle qui correspond parfaitement à vos besoins.